Une fois le logiciel RNotes démarre et la connexion a la BD réussie, vous commencerez la session sur l'écran de recherche. Vous avez alors la possibilité d'effectuer une recherche en cliquant sur le bouton de recherche, ou en appuyant sur la touche Retour. Si la case Contact est vide, la totalité des contacts sera alors affichée dans la liste ci-dessous. La recherche est effectuée sur le texte fourni et retourne tous les contacts qui ont exactement tous les caractères fournis et dans le même ordre. Par exemple si vous entrer L ou l tous les contact qui ont un nom débutant (le premier caractère) par la lettre l seras affichés et ainsi de suite pour chaque lettre ajoutée.

Après avoir effectué une recherche, le premier contact parmi les résultats est sélectionné, vous pouvez ensuite cliquer sur l'onglet Contact pour consulter l'information reliée ascète entré. En haut a droite vous pouvez lire le status du contact sélectionné, par défaut il est en mode lecture, mais vous pouvez l'éditer ou en créer un nouveau. Dans cet onglet vous avez accès à 4 boutons supplémentaires. Le premier est pour l'ouverture (mode édition) du contact sélectionné. Le deuxième est pour la création d'un nouveau contact. Et le troisième bouton vous permet d'ajouter une note au contact sélectionné.

Lorsque la date et l'heure courante sur votre poste de travail sont postérieures à la date et l'heure d'une note qui possède un rappel et que vous êtes connecté avec le même nom d'usager que le propriétaire de la note. Le logiciel, s'il est en fonction, affichera cette fenêtre "Ouverture de note (s) de rappel" pour vous rappeler que vous avez une note due. Vous pouvez alors fermer ou quitter la fenêtre, elle réapparaîtra dans quelques secondes, ou faire un «SNOOZE» pour remettre la note a un rappel ultérieur en fonction du temps choisi dans le menu plus haut "rappeler dans". Vous pouvez également ouvrir la note sélectionnée ce qui déactivera le rappel et vous placera en mode édition de la note, vous pourrez alors ajouter de l'information et placer un nouveau rappel. Vous avez également la possibilité d'effacer la note sélectionnée (opération non réversible si confirmée). Il est à noter que la fenêtre de gestion des notes est la même que celle-ci à la différence que vous ne pouvez faire de " «SNOOZE» " Et que vous avez la possibilité de créer de nouvelles notes!

Lorsque vous éditer ou créer une note la fenêtre de Note attachée apparaît. En mode création vous pouvez entrer un code de 3 caractères et un sujet pour identifier la note. Dans tout autre mode vous ne pouvez qu'ajouter du texte à la note, attacher un document extérieur ou placer un rappel sur cette note.